Bedrijfsvoering

Dienstverlening
In 2022 zijn we gestart met de chatfunctie op onze website. Onze medewerkers zijn zorgvuldig getraind en de chatfunctie is volledig geïmplementeerd. In 2022 hebben we het beleid burgerlijke stand herijkt, waarna we tevens de leges hebben aangepast conform de regiogemeenten. Nieuwe medewerkers worden periodiek getraind op het schrijven in duidelijke taal en in heldere advisering. Onze servicenormen zijn ongewijzigd gebleven en we blijven sturen op een tijdige beantwoording van vragen van onze inwoners, bedrijven en verenigingen.

I&A
U bent op twee momenten in 2022 meegenomen in de ontwikkelingen op het gebied van I&A.
Tijdens het laatste moment, in de aanloop naar Begroting 2023, zijn de ontwikkelpijlers gepresenteerd. Deze ontwikkelpijlers zijn in 2022 en 2023 leidend.
De vijf ontwikkellijnen zijn:
- Automatisering (helpdesk- en werkplekbeheer verbeteren)
- Hosting van systeem- en netwerkbeheer
- Informatiemanagement verbeteren, inclusief functioneel beheer
- Doorontwikkeling portfoliomanagement
- Vergroten digitale vaardigheden organisatie.
Op basis van bovenstaande is in Begroting 2023 een eerste voorstel geland.

• Balans tussen bestuurlijke ambities en ambtelijke capaciteit;
• Inzet van de organisatie en het bestuur om op een open en professionele wijze te communiceren met onze inwoners;
• Samenwerking moet aantoonbaar bijdragen aan kostenbeheersing, kwaliteit van de dienstverlening en vermindering van de kwetsbaarheid van de organisatie.

Corona en bedrijfsvoering
Begin 2022 heeft de pandemie nog impact gehad op onze bedrijfsvoering, maar minder dan in 2021. Medewerkers zijn gewend geraakt aan digitale bijeenkomsten en andere vormen van samenwerking. Interactieve bijeenkomsten hebben weer vaker fysiek plaatsgevonden.  Wij kunnen stellen dat onze bedrijfsvoering gewoon door is gegaan in 2022 en dat de dienstverlening, producten, ondersteuning en advisering op een onverminderd hoog niveau is doorgezet. Daar zijn wij nog steeds trots op en toont aan dat er een hoge mate van veerkracht is bij onze medewerkers, onze bestuurders en onze bedrijfsvoering. Als organisatie blijven we het op dat vlak goed doen met een laag ziekteverzuim. We hebben we goed gedaan met elkaar!

Organisatieontwikkeling
In 2022 zijn we vorm gaan geven aan de programmatische uitwerking van de organisatieontwikkeling.

Programma 'Bruggen bouwen'
De capaciteit van de ambtelijke organisatie was onvoldoende in balans met toenemende wettelijke taken en de bestuurlijke ambities. Om deze balans te herstellen is in juli 2022 een opdracht belegd bij onderzoeksbureau Necker van Naem. Dit onderzoeksrapport is in oktober 2022 met u gedeeld. De conclusies uit het onderzoek zijn:
- Met de huidige formatie is de organisatie niet in staat om alle ambities van het bestuursakkoord uit te voeren. Ook bestaande ambities kunnen niet volledig worden waargemaakt. De organisatie heeft kwetsbaarheden waardoor zij niet altijd zorgvuldig haar dienstverlening kan uitvoeren.
- De inrichting van de organisatie vraagt versterking om meer te sturen op prioritering.
Dit rapport leidde tot een voorstel in Begroting 2023. In dit voorstel is deels een concreet formatieverzoek gehonoreerd, deels een bedrag van €700.000 vrijgemaakt ter versterking van de organisatie.

Programma 'Boeien en binden'
Ook in 2022 is het besef gegroeid dat we anders moeten inspelen op de veranderingen op de arbeidsmarkt. In 2022 is het initiatief ontstaan in regio Peel om de handen ineen te slaan en toe te werken naar een regionale arbeidsmarktstrategie, gekoppeld aan talentmanagement en leren & ontwikkelen. Vanuit personeel en organisatie wordt gewerkt aan 'on boarding', arbeidsmarktstrategie lokaal en regionaal samenwerking met het Provinciale initiatief Ruimte voor groei; waarin zij instromers in het ruimtelijke domein worden klaargestoomd.

Programma 'Wind in de zeilen'
In 2022 is het begin gemaakt met het inbedden van projectmatig werken binnen de organisatie.

Programma 'Slim stromen'
De intergemeentelijke samenwerking met Gemert Bakel is op het gebied van I&A het afgelopen jaar geïntensiveerd. We blijven open staan voor slimme vormen van samenwerken, omdat we erin geloven dat we op die manier in de regio de complexe opgaven op kunnen pakken. Samenwerking is een belangrijke levensader voor onze zelfstandigheid. We zoeken actief deze samenwerking op

Programma 'Open overheid'
In 2022 is de Wet open overheid van start gegaan en hebben we de eerste kennis gemaakt in de organisatie. De contactfunctionarissen zijn benoemd en behandelen de binnengekomen verzoeken. We hebben nog geen brede bewustwordingscampagnes opgezet.

Verbeteringen in instrumenten van planning en control
Qua doorontwikkeling in de bedrijfsvoering heeft 2022 ook in het teken gestaan van de doorontwikkeling van onze instrumenten van planning en control in het nieuwe systeem LIAS. Alle instrumenten worden inmiddels in LIAS gemaakt. Aan de hand van evaluaties met gebruikers zijn de instrumenten steeds verbeterd. Door deze intensieve samenwerking aan de jaarrekening, tussenrapportages en begroting van de hele organisatie gedurende een drietal tiendaagse sessies per jaar zie je in 2022 ook een veranderende manier van samenwerken met elkaar. Al met al weer een erg mooi jaar voor planning en control in 2022.

Personeel & Organisatie
Voor de doorontwikkeling van het beleid en de uitvoering met betrekking tot personeel en organisatie staat het intergemeentelijk team P&O opgesteld. Gezien de complexe dossiers in de huidige arbeidsmarkt, zal meer aandacht worden gegeven aan de kwaliteit en kwantiteit van dit organisatieonderdeel.

De afgelopen periode zijn de opgaven van onze gemeente flink toegenomen, waardoor onze ambtelijke organisatie in 2022 is gegroeid naar 118,18 fte. Een platte, slagvaardige organisatie, die veel vacatures op de krapper wordende arbeidsmarkt op een goede manier heeft kunnen invullen. Zoals is geconstateerd in het onderzoek van Necker van Naem is de organisatie qua structuur niet meer toekomstbestendig is en een versterking noodzakelijk.

Daarnaast maken we gebruik van een flexibele schil voor specifieke expertise of ter overbrugging van tijdelijke uitval of vertrek van medewerkers. Dit zal in de huidige arbeidsmarkt, naast de vaste formatie, een trend worden.
Het is en blijft belangrijk om goed personeel aan te trekken en ons huidige personeel te boeien en te binden. In 2022 hebben we elkaar weer meer 'live' ontmoet, waardoor we beter hebben weten zorg te dragen voor goede beleidsstukken, klantgerichte dienstverlening en actief de gemeenschap te betrekken in ons werk.

In programma 6 is cijfermatig toegelicht dat het voordeel op de bestaande personeelsformatie met name als gevolg van vacatureruimte en tegemoetkoming voor zwangerschappen per saldo € 919.000 bedraagt. Echter staat hier een nadeel tegenover van kosten voor noodzakelijke inhuur van per saldo € 845.000.

Overzicht vaste formatie gemeente Laarbeek

Budget personeel incidenteel
Naast inhuur in verband met capaciteitsproblemen (door bijvoorbeeld ziekte, wensen etc.) wordt uit de post personeel incidenteel ook het personeel betaald dat tijdelijk wordt ingezet in afwachting van bezetting van vacatures. Het salaris wat niet wordt betaald aan vaste formatie (de zogenaamde onderuitputting) is in de onderstaande tabel niet betrokken en vormt de tegenhanger van de overschrijding. De post personeel incidenteel alleen is namelijk te laag om de duurdere inhuur te kunnen betalen en door de inzet van de vrijvallende vacaturegelden, biedt dit meer ruimte.

Opleiden
Het opleidingsbudget is gekoppeld aan de loonsom. In 2022 is € 122.000 beschikbaar gesteld om aan opleidingen te besteden. De meeste opleidingen zijn gewoon doorgegaan, weliswaar soms in aangepaste vorm. Het platform van e-learning voor de hele organisatie, de Laarbeek Academie, wordt gebruikt als belangrijke middel voor opleidingen op maat. We vinden het belangrijk om medewerkers de ruimte te geven om zich blijvend te scholen, zeker ook in het licht van binden en boeien van ons personeel. Uiteindelijk zijn in 2022 meer middelen uitgegeven dan begroot, die afgedekt zijn uit de hiervoor beschikbare reserve 'opleidingen en ontwikkelen.   

Wet open overheid
Per 1 mei 2022 is de Wet open overheid in werking getreden. We hebben onze informatievoorzieningen hierop aangepast en onze werkprocessen ingericht op het behandelen van Woo- verzoeken. De gemeente Laarbeek heeft in 2022 vanaf 1 mei 4 verzoeken in het kader van de Wet open overheid ontvangen. Er zijn contact- functionarissen aangewezen die voortaan de eerste ingang zijn voor verzoeken richting de gemeente. Zo beoogt de Wet open overheid een laagdrempelige ingang voor burgers die op zoek zijn naar informatie of documenten.
Nieuw is de actieve openbaarmaking die de komende jaren gefaseerd in werking zal treden. Het is nog niet bekend wanneer de landelijke voorziening (PLOOI) voor het publiceren gereed is. Hierop hebben we ons plan van aanpak afgestemd en ons ambitieniveau bepaald.

Informatiebeveiliging & Privacy
In 2022 (en uitloop in 2023) heeft de focus op de 'basis op orde' gelegen. We zijn gaan toewerken naar een helder Information Security Management System (ISMS), zodat de informatiebeveiliging een stevige procesmatige basis krijgt.
Gaandeweg het jaar werd geconstateerd dat het lopende uitvoeringsplan te ambitieus in tijd is opgesteld. Dit hebben we tijdig gesignaleerd, waarna we bij Begroting 2023 het voorstel hebben gedaan tot verlenging over het jaar 2023. Hier is in november 2022 door de gemeenteraad mee ingestemd. Ook is in 2022 de ENSIA afgenomen over het jaar 2021. In 2022 moest de Wpg-audit voor het eerst afgenomen worden. Dit is ons, zoals in meerdere gemeenten in Nederland, niet gelukt. De audit is begin 2023 afgenomen.

Doorontwikkeling Horizontaal Toezicht
In 2022 heeft het college van B&W de intentie uitgesproken om en nieuw convenant horizontaal toezicht met de belastingdienst aan te gaan.
De gemeenteraad is hierover geïnformeerd.
In 2022 is er vervolgens verder gewerkt aan de doorontwikkeling van de fiscale beheersing om aan de criteria van de belastingdienst voor een nieuw convenant te kunnen voldoen. Hierover zijn ook gesprekken gevoerd met de belastingdienst. Deze stappen zijn onderdeel van het traject voor de doorontwikkeling van het Horizontaal Toezicht.
In 2023 worden de laatste stappen gezet en gesprekken gevoerd met de belastingdienst om tot ondertekening van het nieuw convenant te komen.